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¿Cómo hacer el calendario de actividades de una empresa?

¿Cómo hacer el calendario de actividades de una empresa?

El calendario de empresa, también llamado cronograma de actividades, es un sistema que sirve para planificar todas y cada una de las tareas que se planean realizar en la empresa durante un período de tiempo determinado. Vayamos por partes…

¿Qué es un cronograma de actividades?

El cronograma de actividades empresarial es un gráfico donde se muestra de forma clara cuáles son las tareas pendientes de realizar, cuándo deben realizarse y quién debe realizarlas. De este modo, cada trabajador de la empresa sabrá en cada momento qué es lo que tiene que hacer.

Básicamente, el cronograma sirve para enfocar al trabajador en aquellas tareas que son importantes, incrementando así la productividad.

¿Cómo hacer un cronograma de actividades en tu empresa?

Hoy en día existen varias formas de hacer cronogramas, pero sin duda la mejor es utilizando Excel. En concreto, en la web www.plantillas-excel.net dispones de varios modelos de diagramas y cronogramas que puedes descargar de forma gratuita:

  1. Entra en la web, busca el «cronograma de actividades» (está en la sección «diagramas»), descárgalo y ábrelo en tu aplicación de Excel o si no tienes en Google drive.
  2. Una vez abierto el archivo verás que aparece un título, una serie de características que hay que rellenar y unas cuantas columnas abajo tipo M1, M2, M3.
  3. Para hacer el cronograma, lo único que hay que hacer es escribir a la izquierda, en «Actividades», las actividades programadas, y sustituir los M1, M2, M3… por el período temporal en el que deben de realizarse esos trabajos. Pueden ser días, semanas o meses.
  4. Hecho esto, queda lo más importante, y es definir los colores que van a representar los trabajos. Lo ideal es que un color represente las tareas pendientes, y otro color represente los trabajos realizados. De este modo, con mirar el cronograma podremos detectar en qué trabajos vamos bien y en cuáles vamos retrasados.

Esta es la forma de hacer el cronograma básico de actividades para cualquier empresa. Es el llamado diagrama de Gantt. En general, se hace uno por trabajador. Sin embargo, también puede hacerse otro genérico para la empresa.

Otras formas de hacer calendarios empresariales

Además del diagrama de Gantt, también existen otras formas y técnicas para planificar las tareas en la empresa. Algunas de las más conocidas son:

Método de la cadena crítica (CCPM)

Este sistema de gestión de proyectos ha sido desarrollado por Eliyahu M. Goldratt. Se trata de un método bastante novedoso y práctico. Lo que hace es definir los plazos mínimos para la ejecución de cualquier proyecto mientras que identifica cuáles son las restricciones que afectan a los mismos.

Diagrama de Pert

El diagrama de Pert es más complejo que el de Gantt, ya que es más complicado de hacer y gestionar. Suele utilizarse en empresas de un tamaño ya importante. Básicamente, sirve para identificar cuánto tiempo será necesario para realizar cada tarea, en base a una serie de probabilidades.

El diagrama agrupa las tareas por medio de grafos, y para hacerlo resulta necesaria una herramienta específica al respecto.